Digidoc ingericht naar wensen van de klant

Een dik jaar geleden klopte het organisatieonderdeel Facilitair Management Haaglanden (FMH) aan bij Doc-Direkt: FMH hoopte dat een herinrichting van Digidoc mogelijk was. “Wij zijn een uitvoeringsorganisatie. Dat betekent dat we een andere werkwijze hebben dan het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Maar de structuur in Digidoc was wel gebaseerd op BZK, op beleidsdomeinen dus. Wij wilden graag ons procesmodel terugzien in Digidoc.” Aan het woord is projectleider Mariëlle van den Bogaerdt.

Projectleider Mariëlle van den Bogaerdt

Projectleider Mariëlle van den Bogaerdt

Zodra Doc-Direkt aangaf dat er mogelijkheden waren voor een herinrichting van Digidoc en na akkoord van het management, werd een werkgroep opgezet. “We vonden het belangrijk dat zowel leidinggevenden als collega’s van de werkvloer vertegenwoordigd waren in die werkgroep. Daarbij kozen we vooral mensen uit die in staat waren breder te kijken dan hun eigen afdeling.” In die werkgroepen werd gezamenlijk nagedacht over de nieuwe inrichting en kwamen onderwerpen aan de orde als vernietigingstermijnen en de mate van openstelling, waarbij de organisatie koos voor ‘open, tenzij’.  “Dat zorgt voor minder beheerslast binnen de organisatie,” legt Van den Bogaerdt uit.

Overzetten en opschonen

FMH werkt sinds een paar jaar met locatieteams en een van de gewenste veranderingen was de locaties/panden van die teams terug te zien in Digidoc. Dat betekent dus, zoals gezegd, dat het procesmodel de basis zou worden van de inrichting van Digidoc. “We hebben met de werkgroep goed nagedacht over de beste structuur. Ed Verweij en Aad van Wijk van Doc-Direkt zaten ook in de werkgroep. Ze dachten mee en adviseerden ons. Zij hebben ook de daadwerkelijke aanpassingen in Digidoc voor ons gedaan. Dat deden we meteen in de productie-omgeving. Het was goed dat we de tijd hadden genomen over onze wensen na te denken. Het kan snel, maar het is beter het zorgvuldig te doen. We hebben van deze actie ook meteen gebruikt gemaakt om het systeem goed op te schonen. We hebben meer dan de helft van de oude dossiers afgesloten.”

Meenemen en evalueren

“Na implementatie was het natuurlijk heel belangrijk iedereen die met Digidoc werkt mee te nemen in de veranderingen. En nu moeten we gaan evalueren. We hebben heel goede stappen gezet, maar we zullen in de praktijk ongetwijfeld tegen dingen aanlopen die nog aangescherpt kunnen worden.” Van den Bogaerdt gaat zich niet met die evaluatie bezighouden, want haar wacht een nieuwe uitdaging bij SSC-ICT. “Ook daar zijn ze naar de mogelijkheden van een herinrichting van Digidoc aan het kijken, dus wie weet kan ik mijn kennis daar ook inzetten.”