Digitaal werken? We adviseren graag!
Bij veel gebruikers van Digidoc, het Document Management Systeem (DMS) van onder meer het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), bestaat het idee dat zij geen invloed kunnen uitoefenen op de inrichting van het systeem naar processen en dossiers. De wijze waarop digitaal werken in Digidoc is ingericht staat vast en hier valt niet aan ontkomen, zo denkt men. Niets is echter minder waar.
De afdeling Digitale Informatiehuishouding (DI) van Doc-Direkt denkt graag met de klant mee over een manier waarop de klant het beste geholpen is bij het inrichten van digitale informatie in Digidoc. Digitaal werken? We adviseren graag!
Eigen procesmodel in Digidoc
Zo heeft het organisatieonderdeel Facilitair Management Haaglanden (FMH) van BZK onlangs contact opgenomen met DI. FMH vindt dat de huidige inrichting van records in Digidoc niet voldoende aansluit bij hun eigen procesmodel. Concreet verzoek aan DI was een onderzoek te starten om het eigen procesmodel meer tot uitdrukking te laten komen in Digidoc. De achterliggende gedachte daarvoor is dat gebruikers van FMH hun informatie dan meer in Digidoc gaan opslaan in plaats van op andere informatiedragers. DI juicht dit toe, omdat we uitsluitend in een DMS informatie kunnen beheren om te voldoen aan de wettelijke eisen die de archiefwet stelt.
Nieuwe laag toevoegen
Digidoc heeft een vaste inrichting naar bedrijfstaken, bedrijfsprocessen, werkprocessen en deelprocessen. De bedrijfstaken bestaan uit de kerntaken en ondersteunende taken en de inrichting daaronder is gebaseerd op de beleidsvelden van het departement. Deze inrichting maakt het niet mogelijk de processen van uitvoeringsorganisaties hiertussen te plaatsen. Een extra uitdaging is dat een uitvoeringorganisatie als FMH wel gebruik moet kunnen blijven maken van de werkstromen zoals die nu in Digidoc zijn ingericht. Bovendien moeten dossiers, die BZK breed toegankelijk zijn in de Algemene BZK-werkomgeving, ook toegankelijk blijven voor FMH-medewerkers.
We hebben in nauw overleg met het Shared Service Center (SSC-ICT) verschillende opties besproken. De beste optie lijkt het maken van een nieuwe inrichting naast de bedrijfstaken, kerntaken en ondersteunende taken, onder de noemer 'Uitvoeringstaken Rijk' en daaronder geplaatst het bedrijfsproces 'Facilitair'. FMH ondersteunt immers de gehele Rijksoverheid op facilitair gebied. Vervolgens kan DI in samenwerking met SSC-ICT hieronder op basis van kern- en ondersteunende taken het procesmodel van FMH verder inrichten. Daarna ontvlecht DI de digitale dossiers van FMH uit de kerntaken en ondersteunende taken en brengt die onder in de nieuwe omgeving. DI legt deze optie begin maart ter goedkeuring voor aan het managementteam van FMH.
De voorgeschreven wijze van inrichting op basis van processen blijft hierdoor intact. Door gebruik te maken van de term 'Facilitair' houdt DI zich bovendien aan de stelregel geen organisatienamen in processen te gebruiken, omdat die teveel aan verandering onderhevig zijn.
Perspectieven voor andere uitvoeringsorganisaties
Deze werkwijze biedt perspectieven om de processen van overige uitvoeringsorganisaties op eenzelfde wijze in te richten. Het betreft alle bedrijfsvoeringstaken die vallen onder het Directoraat Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR). Inmiddels volgen ook andere BZK-onderdelen, zoals Logius en de Rijksdienst voor de identiteitsgegevens (RvIG), met veel belangstelling de uitkomsten van dit onderzoek.
Meer weten?
Wilt u meer weten over het onderzoek, neem dan contact op met Aad van Wijk (telnr. 06 - 48138970) of Ed Verweij (telnr. 06 - 11614620).