"Het moet efficiënter en goedkoper, terwijl de achterstanden groeien"

"Archieven en de wereld van DIV; alles waar ik blij van word in mijn werk komt hier samen." Sanneke Kooijman is op 1 september 2017 begonnen als Hoofd Bewerken.

Haar ogen beginnen te schitteren als ze vertelt over het in handen hebben van oude boeken: "Ik deed onderzoek naar vrijheid van de drukpers in de zeventiende eeuw. Vroeger strooiden ze zand over de inkt om die te laten drogen. Als je zo'n boek opent en het zand ziet en zelfs voelt, is het verleden zo tastbaar. Sensationeel!"

Sanneke Kooijman

Sanneke houdt van oude dingen, daarom bezoekt ze graag musea, leest historische romans en non-fictie en hoopt, als ze daar ooit nog eens tijd voor heeft, weer zelf echt archiefonderzoek te gaan doen. Tegelijkertijd houdt ze ook van dynamiek en actie. Zowel privé als in het werk. Als het even kan, probeert ze door de week iedere dag te sporten. Bij voorkeur op de fiets. "Dan krijg ik de beste ideeën." En als fietsen niet lukt, gaat ze hardlopen. "Toen ik bij de gemeente Rotterdam werkte, ging ik bijna iedere dag op de fiets van Zoetermeer naar mijn werk. Da's zo'n 45 kilometer fietsen per dag."

Veel geleerd in de praktijk

Al haar voorgaande banen hebben haar nieuwe dingen geleerd, die nu mooi samen komen bij Doc-Direkt. In Rotterdam was ze hoofd Dienstverlening van het Stadsarchief. "Klantvriendelijkheid was daar belangrijk. Je doet het immers voor de burger. Je moet dan echt van buiten naar binnen denken. Wat heeft de klant nodig?" 

Daarvoor werkte ze bij het ministerie van Economische Zaken, waar de vraag centraal stond wat het van de ambtenaren vroeg goed te kunnen werken met het documentmanagementsysteem (DMS) dat ze daar hadden. "Ineens ging het niet meer om DIV-medewerkers die verstopt zaten achter archiefkasten, maar moesten we ambtenaren gaan helpen in het zélf de dingen goed in het systeem zetten. Dat is een grote overgang. Het is dan heel belangrijk mensen mee te nemen in wat je doet en goed naar ze te luisteren." Ook bij Rijkswaterstaat deed ze ervaring op met het invoeren van een DMS. "In het digitale proces liggen enorme uitdagingen. Ik leerde daar vooral dat je zo'n project niet groot en stroperig moet maken. Je moet goed kijken naar wat het werkproces eigenlijk nodig heeft. Ik heb daar vooral geleerd hoe gecompliceerd het kan worden als je een grote organisatie te generiek wilt benaderen. Dat zijn misschien wel de beste lessen."

"Je moet goed kijken naar wat het werkproces eigenlijk nodig heeft."

Ze begon haar loopbaan bij het ministerie van Justitie, bij de afdeling die verzoeken om inlichtingen afhandelde uit het Centraal Archief 'Bijzondere Rechtspleging en archiefinzages begeleidde. "Daar werden de dossiers bewaard van mensen die in de oorlog als 'fout' waren beschuldigd of veroordeeld. Dat zorgde soms voor aangrijpende taferelen, van kinderen van Duitse vaders bijvoorbeeld, die het dossier van hun vader wilden inzien." 

Sanneke weet wat ze wil

Ze wist als kind al dat ze geschiedenis wilde studeren en na haar studie volgde ze nog een postacademische vakopleiding voor archivaris. "Dat was destijds echt nog een gilde. Je moest ervoor solliciteren. Vakgenoten kozen vakgenoten uit. Tijdens die opleiding wist ik al dat ik graag voor de overheid wilde werken. Daar zitten de uitdagingen." En uitdagingen gaat ze graag aan. Bij Doc-Direkt ziet ze die vooral in de tegenstrijdige belangen. "Het moet allemaal efficiënter en goedkoper, terwijl de achterstand groeit. De nieuwe achterstanden zijn digitaal en we weten eigenlijk nog niet precies wat de consequenties daarvan zijn. Ik geloof dat de medewerkers van de afdeling Bewerken een belangrijke rol hebben. Zij zijn de voelsprieten richting de zorgdragers."