"Het gaat om kennis en gevoel"

‘’Ons eindproduct is niet alleen een netjes verpakt archief, maar ook een inventaris voor het Nationaal Archief.” Oscar Kamminga, teamleider Bewerken voor de Doc-Direkt locatie in Rijswijk is er duidelijk over: “En die inventaris die wij maken moet goed leesbaar en begrijpelijk zijn."

Oscar Kamminga

"Het moet de lading dekken. Om dit vak te kunnen heb je behalve basiskennis, ook het gevoel nodig - weten waar je mee bezig bent - want het bewerken van archieven doe je niet zomaar.”

Oscar heeft de leiding over een groot aantal bewerkingsprojecten. “Sinds kort is er een andere manier van werken van toepassing. Voorheen combineerden we het managen van projecten met de personeelszaken. Dat werkte onvoldoende, er ontstonden hiaten en er waren communicatieproblemen. De werkzaamheden zijn nu opgesplitst. Ik hou me voornamelijk bezig met de projecten en de twee andere Rijswijkse collega-teamleiders met personeelszaken. Samen zijn we verantwoordelijk voor het eindresultaat.”

Motorrijden

Deze getrouwde vader van twee kinderen rijdt graag op zijn motor. “Ik ben een relaxte rijder. Zomers gaan we in het weekend regelmatig met een groep vrienden toeren. Het motorrijden geeft me rust. Als ik eenmaal op dat ding zit, vooral na het werk, dan kan ik alles loslaten en me op de omgeving focussen. Nederland heeft veel mooie plekjes binnen handbereik. Je hoeft daarvoor echt niet naar het buitenland.”

Uniformiteit en eenheid in werken

Oscar heeft zijn kennis in de praktijk opgedaan. “Ik ben begonnen bij de PTT waar ik het archiefvak in de praktijk heb geleerd. Daarna heb ik een opleiding tot bedrijfsarchivaris gevolgd.” Hij ontwikkelde zich als adviseur en docent en werd op de vele decentrale locaties van de PTT ingezet. ‘’De organisatie wilde uniformiteit en eenheid in werken zien te krijgen en hoe je met informatie omgaat, daar heb ik aan mee mogen werken.”

Flexibel zijn

Doc-Direkt heeft verschillende bewerkingsteams met diverse projectgroepen. “Een groep bestaat ongeveer uit zes personen met een projectcoördinator die stuurt en adviseert, maar uiteindelijk ben ik verantwoordelijk voor de uitvoering van al die projecten. Dat is leuk om te doen en betekent veel praten, dat mensen zich aan de afspraken houden, maar ook dat ze niet in paniek raken. Als teamleider moet je flexibel en ook redelijk relaxt zijn.”

Je moet wel weten waar het over gaat

De te bewerken archieven zijn in niveaus te verdelen. “Niveau 1 is simpel. Je neemt gegevens over. Maar verkijk je niet; het is nauwkeurig werk, je moet je kop erbij houden. Niveau 2 is meer analyseren, niet complex maar je moet weten waar het over gaat. Als een dossier aangeeft dat het verslagen en agenda’s bevat, zoek je uit wat voor soort verslagen en agenda’s het zijn. Wat is het onderwerp, dat moet je kunnen vertalen naar een duidelijke dossieromschrijving zodat een leek aan de hand daarvan weet wat er in het dossier zit. Niveau 3 is complex archief, waarbij een goede dossierkennis en het kunnen maken van een dossieranalyse een vereiste is.”

"Wanneer we goedkeuring hebben gekregen, de inventaris op orde is, dossiers correct zijn verpakt en de archiefdozen van de juiste stickers zijn voorzien wordt het archief aan het Nationaal Archief overgedragen."

Overdracht aan het Nationaal Archief

Tijdens het gehele bewerkingstraject zijn het Nationaal Archief en de zorgdrager betrokken bij het vaststellen van het Beslisdocument, tussentijds beoordelen van de inventaris en de controle materiële staat. “Wanneer we goedkeuring hebben gekregen, de inventaris op orde is, dossiers correct zijn verpakt en de archiefdozen van de juiste stickers zijn voorzien wordt het archief aan het Nationaal Archief overgedragen. Dat is de instantie waar het archief zowel fysiek als digitaal toegankelijk is voor alle mensen in Nederland. En daar doen we het voor.”