Belangrijke wijzigingen dienstverlening & facturatie Doc-Direkt
Hieronder vind je een aantal belangrijke wijzigingen in onze dienstverlening en facturatie. De wijzigingen doen wij om je nog beter van dienst te kunnen zijn. Zo hebben we gekeken hoe wij de facturatie voor beheer en opslag kunnen vereenvoudigen. En bij opvragingen uit ons depot, is digitaal leveren de standaard geworden. In dit bericht lees je hoe we de veranderingen gaan doorvoeren.
Vereenvoudiging verrekening opslag en beheer
Vanaf dit jaar rekenen wij een vaste meterprijs voor beheer en opslag en maken wij dus geen onderscheid meer tussen plank-en-palletopslag. Dit kun je teruglezen in de PDC voor 2023. Dat is wel zo eenvoudig, want wij kregen veel vragen over de wijze waarop wij de palletsopslag omrekenen naar meterprijzen. Losse beheerhandelingen nemen wij op in de meterprijs. De specificaties kun je teruglezen op de betreffende factuur.
Digitaal uitlenen is de regel
Bij Doc-Direkt vinden wij het van groot belang om de kwaliteit en volledigheid van papieren dossiers uit het depot te waarborgen. Vandaar dat digitaal uitlenen de nieuwe regel is. Wanneer papieren dossiers fysiek uitgeleend worden, kunnen wij niet meer traceren waar een het document of dossier zich bevindt. Ook de kwaliteit van het te bewaren stuk kunnen wij op dat moment niet waarborgen.
Wanneer je een document of dossier nodig hebt, ontvang je van ons een digitaal exemplaar. Dit versturen wij via een veilige lijn (secure transfer) als PDF.
Het papieren archief blijft in beheer van Doc-Direkt. En wanneer je toch het originele stuk nodig hebt, is dit natuurlijk mogelijk. In dit geval ontvang je het gewenste stuk via de interdepartementale post. Wij halen het stuk dan uit onze administratie. Op deze manier kan er geen verwarring ontstaan waar het stuk zich bevindt. Zodra het stuk aan ons teruggestuurd wordt, nemen wij het weer in beheer. Het stuk is dan weer te vinden in ons systeem en wordt opnieuw aangeboden voor opvragingen.
Nieuwe wijze van factureren
Deze wijzigingen in de dienstverlening brengt een wijziging in het factureren met zich mee.
Beheerkosten:
- Waar het voorheen per tertaal een afrekening betrof, ontvang je nu halfjaarlijks een factuur van de beheerkosten. Deze is gebaseerd op het gemiddelde aantal gemeten meters op twee peildata van het betreffende jaar; 1 april en 1 oktober.
- Beheerhandelingen zijn dus onderdeel van deze prijs.
- In verband met de introductie van dit nieuwe tarief, ontvang je dit jaar eenmalig de factuur voor april samen met de factuur van oktober in oktober van dit jaar. Tot slot, ontvang je dit jaar rond oktober nog wel een eindafrekening over het jaar 2022.
Structurele digitale dienstverlening:
- De structurele digitale dienstverlening, o.a. Services (modules), wordt eenmaal per jaar gefactureerd vanaf september van het lopende jaar.
Opdrachten op offertebasis:
Facturering voor opdrachten op offertebasis worden achteraf in rekening gebracht na einde opdracht. Wanneer de werkzaamheden van de lopende opdracht overgaan in een nieuw boekjaar, worden de verrichte werkzaamheden aan het einde van het jaar in rekening gebracht
Heb je hier een vraag over? Of wil je meer informatie?
Hiervoor kun je terecht bij de relatiebeheerder die de contactpersoon is voor jouw organisatie of bij de postbus: