Stuk nodig uit het archief? Wij leveren digitaal
Vanaf 1 juli al je opvragingen uit het archief digitaal. Wel zo makkelijk. Met een druk op knop beschik je over het gewenste stuk. Dat scheelt tijd. Lees hieronder over ons digitale uitleenproces en de voordelen die deze dienstverlening met zich meebrengt.
Digitaal opvragen
Wanneer je geautoriseerd bent stukken op te vragen uit het depot bij Doc-Direkt, dan is het mogelijk om vanaf 1 juli 2023 deze stukken eenvoudig digitaal bij ons aan te vragen. De stukken leveren wij conform PDC 2023.
Via het aanvraagformulier kun je het gewenste stuk opvragen. Na invullen van het aanvraagformulier wordt deze automatisch verstuurd aan Dd.beheer@minbzk.nl.
| Aanvraagformulier Doc-Direkt (formdesk.com) |
Wij nemen aanvragen in behandeling die verstuurd zijn vanaf een officieel e-mailadres van de overheid. Nadat we de autorisatie gecontroleerd hebben, zenden we binnen de daarvoor geldende termijn het gewenste stuk digitaal toe. De digitale stukken versturen we via het systeem Secure Transfer. Met de activatielink die je ontvangt, krijg je toegang tot het stuk.
Samen werken aan een goede en betrouwbare informatiehuishouding
Een groot voordeel van het digitaal uitlenen van stukken, is dat de brondocumenten het depot niet verlaten. Op deze manier kun je erop vertrouwen dat het archief in ons depot volledig is en wanneer gewenst benaderbaar. Samen werken we zo mee aan een betrouwbare Open Overheid, die wanneer nodig de informatie tijdig en compleet kan leveren.
Het papieren archief blijft in beheer van Doc-Direkt. Wanneer je toch het originele stuk nodig hebt, is dit natuurlijk mogelijk. In dit geval ontvang je het gewenste stuk via de interdepartementale post. Wij halen het stuk dan uit onze administratie. Op deze manier kan er geen verwarring ontstaan waar het stuk zich bevindt. Zodra het stuk aan ons teruggestuurd wordt, nemen wij het weer in beheer. Het stuk is dan weer te vinden in ons systeem en wordt opnieuw aangeboden voor opvragingen.
Digitaal aanleveren draagt bij aan het digitaliseren van papier
Bij digitaal opvragen blijven de archiefbewegingen van dossiers of dozen minimaal, dit komt de staat van het archief ten goede. Ook draagt het digitaal uitlenen bij aan het digitaliseren van papieren archief. Digitaliseren is een eerste stap om in toekomst de werkbaarheid en mogelijkheden van (hybride) archieven te vergroten.
Doc-Direkt heeft veel ervaring met het digitaliseren van stukken. Scanning on demand is een van de diensten die wij aanbieden. Digitaal verzenden van opvragingen is een logische vervolgstap om goed aan te sluiten bij de digitale overheid en samenleving.
Minder CO2-uitstoot
Bij Doc-Direkt staat duurzaamheid hoog in het vaandel. Digitaal leveren helpt mee bij de reductie van CO2. Graag dragen wij ons steentje bij aan een duurzaam klimaat. Hierbij helpen minder bestelbussen of vrachtauto’s op de weg om papieren archief te bezorgen.
Heb je vragen? Neem contact op met: Doc-Direktrelatiebeheer@minbzk.nl
