Dienst Justitiële Inrichtingen en Doc-Direkt slaan handen ineen: selectie en bewerking van 16 kilometer papier
Zestien kilometer papier; dat is een afstand van pakweg een goed uur fietsen. Deze papieren archieven die DJI nog heeft, worden de komende twee jaar door Doc-Direkt op zorgvuldige én efficiënte wijze geselecteerd en bewerkt. Daarmee is de verwachte doorlooptijd van de archiefbewerking twee jaar korter dan aanvankelijk gepland. Dinsdag 27 augustus tekenden Lourens Visser, als CIO DJI, en Paula van Lieshout, plaatsvervangend directeur van Doc-Direkt, de offerte.
Meer bewaren, minder kosten
De handtekeningen van DJI en Doc-Direkt onderstrepen de wens om gezamenlijk de uitdaging aan te gaan en de beoogde “winst” door de gedegen én innovatieve aanpak ook daadwerkelijk te realiseren. Als opdrachtgever en opdrachtnemer, maar vooral als samenwerkingspartners: de archiefvormer en de archiefbewerker. Doc-Direkt bleek daarin een logische keuze.
Eind 2016 heeft Doc-Direkt in opdracht van DJI een inventarisatie uitgevoerd van de papieren archieven bij onder meer alle penitentiaire, jeugd- en tbs-inrichtingen in het land. Na de inventarisatie heeft DJI besloten om de archieven niet direct te bewerken, maar eerst het selectie-instrumentarium (bewaartermijnen) kritisch tegen het licht te houden en de vraag te beantwoorden wat de meest cruciale informatie is in de aangetroffen 16 kilometer. De hoofddirectie DJI heeft daarop vorig jaar ingestemd met een verruiming van het bewaarbeleid: niet alleen de beleidsdocumenten zijn van blijvende waarde, maar ook een deel van de beleidsuitvoering zoals die onder meer in persoonsdossiers van DJI is terug te vinden. De koerswijziging wordt momenteel verwerkt in de selectielijst JenV.
Het tekenmoment markeert daarmee een lange aanloop met een degelijke voorbereiding. Die voorbereiding heeft inzicht opgeleverd (het archief is goed in beeld), het besluit om meer te bewaren (op basis van een herziene en uitgebreide belangenafweging) én het uitzicht op lagere kosten (onder meer via macroselectie en vanwege de goede voorbereiding).